Excel数据老看错行,只是因为你不会这一招……

华军资讯 2018-11-30 19:08:11

「哦,不好意思,看错了。


第 N+1 次回复同事后,小 E 发现自己又不小心把数据看错行了。


同事问的是项目 C 的货物需求数量,小 E 却看到了下一行(跑第 5 行去了),回复成「196 只


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哎,怎么又看错了!怪小 E 太粗心么?


哼,经常处理大量数据,却从没有看错行的童靴请举个爪!



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问题分析


当数据较多时,在工作表中查看数据时容易看错行,例如小 E 本来需要第 4 行数据,但眼睛一瞟看成了第 5 行。


有的人习惯比较好,会确认数据是否正确。下图中,点击 H4 单元格,其对应的行列号会自动深色处理。

    微信图片_20181130190943.jpg


但通过鼠标点击来确认数据,需要对数据处理习惯有些要求,并不是那么直观。


但往往我们的数据不只给自己用,还要给别人用,如果能有一个直观的办法让大家一目了然,岂不更好呢?


隔行填充单元格底色可以很好地解决这个问题!

      

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下面我们就用三种方法分别来操作一下。



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解决方案


 使用【表格】隔行填充


鼠标选中任一单元格数据,在【插入】选项卡下选择【表格】,即可完成隔行填充,当删除或者增加行的时候也会自动填充。


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 使用【格式刷】隔行填充


使用【表格】功能可以快速完成隔行填充,但是如果表格表头有多行合并的时候,这个方法还可行吗?

   

这是插入【表格】前的表头:

     微信图片_20181130191057.jpg     

这是插入【表格】后的表头:

    微信图片_20181130191115.jpg


使用【表格】功能就会破坏原有的结构,为了避免这种情况,可以先手工隔行填充一行数据,然后使用【格式刷】功能完成填充。


步骤如下:

❶ 首先对第一行数据进行填充底色;

❷ 选中前两行数据;

❸ 点击【开始】选项卡下的【格式刷】;

❹ 选中需要进行底色填充的数据,完成隔行填充。

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如果表格制作完成,数据量少,且不会再变动数据,格式刷法也挺好用的。


 使用【条件格式】隔行填充


除了上述两种方法之外,使用【条件格式】填充也是常用的方法。


步骤如下:

❶ 选中需要进行底色填充的数据(这一步特别重要,很多设置不成功的小伙伴大多是因为这一步没做好);

❷ 点击【开始】选项卡下的【条件格式】,点击【新建规则】;

❸ 在弹出的对话框里选择「使用公式确定要设置格式的单元格

❹ 在公式框里输入=MOD(ROW(),2)=1。意思是行数除以 2 余数为 1 的时候条件成立,即行数为奇数时条件成立;

❺ 点击【格式】按钮,选择需要填充的底纹颜色,最后点击【确定,底纹就添加成功了!


 

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总结


 使用插入【表格】功能

可以快速隔行填充,并且当删除或者增加行的时候也会自动填充。


 使用【格式刷】隔行填充

当表头有标题多行或多列合并,使用【格式刷】就比较灵活,使是小白用户操作起来也非常简单,缺点就是在删除或者增加行的时候底色不能自动变换,需要重新设置。


❸ 使用【条件格式】隔行填充

【条件格式】和【格式刷】一样,使用起来需要较为灵活的调整。当删除行时,单元格底色会自动变换,当增加行时,需要修改条件格式的应用区域来实现。




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